Comptabilité : envoyer ses factures en comptabilité par e-mail

Timetrack vous permet d’envoyer par e-mail vos factures de vente et d’achat vers votre programme comptable si celui-ci le permet.

Cette fonctionnalité permet d’envoyer automatiquement les factures de vente et les  factures d’achat vers la comptabilité par e-mail, sous forme de pièces jointes (PDF et/ou XML). Certains logiciels comptables comme Winauditor, Odoo, Horus, Sage Cloud Demat fournissent des adresses e-mail spécifiques (souvent une adresse par journal) sur lesquelles il est possible d’envoyer vos documents.  Ce système rend la liaison comptable très souple. Mais il faut faire attention à certains points, au risque d’envoyer trop d’e-mails lors du premier envoi.

Configuration générale

Une fois la fonctionnalité Envoi par e-mail sélectionnée comme export comptable, un écran de configuration est disponible dans lequel vous pouvez encoder les e-mails et régler certains paramètres. On retrouve dans cet écran:

• E-mail pour les factures de vente, note de crédit, achat : les adresses e-mail sur lesquelles envoyer les documents
• E-mail pour les rapports : l’adresse e-mail sur laquelle il faut vous envoyer le rapport
• Nombre de documents par e-mail : par défaut, un seul document est envoyé par e-mail. Ce paramètre peut être augmenté (par exemple 10 documents par e-mail) afin de limiter le nombre de messages envoyés à la comptabilité.
• Format d’envoi :  Les documents peuvent être envoyés sans compression (pas de fichier ZIP). Chaque facture est alors jointe directement au mail.
• Délai avant d’envoyer : permet de spécifier le nombre de jours qu’il faut attendre avant d’envoyer un document vers la compta. Cela permet de retarder l’envoi en comptabilité de la facture, afin de laisser le temps aux clients de contester la facture et de la modifier si besoin.

Cette synchronisation a lieu une fois par jour mais vous pouvez la déclencher manuellement si besoin.

E-mail de rapport final

À la fin de chaque exécution, un e-mail de rapport est envoyé si vous l’avez demandé. Ce rapport contient :

• Le nombre de factures envoyées
• Les éventuelles erreurs rencontrées

Exemple d’erreur

Si une facture d’achat ne contient aucune pièce jointe (ni PDF ni XML) :

• La facture n’est pas envoyée
• Une erreur apparaît clairement dans le rapport final

Cela permet d’identifier immédiatement les documents à corriger.

Sécurités et garde-fous

Certaines options internes garantissent qu’aucun envoi massif incontrôlé ne puisse se produire.

Date de départ

Seules les factures postérieures à cette date sont prises en compte. Cela permet d’éviter que trop d’e-mails ne soient envoyer vers le logiciel comptable.

Limitation du nombre d’e-mails

Le nombre maximum d’e-mails envoyés par exécution du script est de 50 pour les factures de vente et 50 pour les factures d’achat. En cas de gros volumes d’envoi, il faudra attendre plusieurs passage du script ou le lancer à la main.